Con la contingencia sanitaria para detener la dispersión del coronavirus, muchos oficinistas se han convertido de una semana a otra en trabajadores remoto. Este cambio abrupto ha traído cambios radicales tanto para los empleados como para las organizaciones en las que trabajan.

Desde hace varios años, el teletrabajo o trabajo remoto se encuentra al alza. Los avances tecnológicos han permitido que cada vez sea más sencillo coordinar un equipo sin necesidad de compartir el mismo espacio físico.

Aunque ahora está en boga, el trabajo en casa no es ninguna novedad. Para costureras, artesanos, traductores, redactores y, en general, para una gran variedad de profesionistas freelances ha sido la norma desde siempre.

Sin embargo, para las empresas el trabajo remoto significa un cambio de paradigma radical y, en ocasiones, genera desconfianza. Sin mencionar que las leyes laborales para proteger a los trabajadores a distancia todavía están en discusión.

Trabajo remoto: retos para las compañías

Con los llamados a la cuarentena en gran parte del mundo, incluido varios países latinoamericanos, hasta las empresas más tradicionales han tenido que considerar el trabajo remoto para mantener el business as usual el mayor tiempo posible. Para estas compañías, que no habían pensado hasta este momento en cómo coordinar un equipo a distancia, el traslado de sus actividades al hogar de sus empleados ha estado plagado de fricciones.

Para hacer un buen home office, no basta con trasladar los procesos de la empresa al hogar del trabajador. Trabajar en casa implica que se desarrollen procesos propios para este espacio particular, de manera que la empresa no pierda productividad, ni que las personas pierdan privacidad.

Otro punto importante a considerar son las herramientas que utilizamos para trabajar de manera remota, sobre todo en los proyectos que requieren de colaboración y trabajo en equipo.

Aquí están algunos de los problemas más comunes en el trabajo remoto y sugerencias para que las personas y las compañías logren adaptarse con éxito a los nuevos procesos de trabajo y no acaben desquiciados con los cambios y el encierro.

Gestión del tiempo: ¿cómo evitar distraerse en casa?

Entre los primeros problemas que surgen en el trabajo remoto, está el manejo del tiempo. Quien no está acostumbrado al home office correr el riesgo de perder productividad por las distracciones inherentes al hogar. O bien, también puede sucederle lo contrario y las personas acaban trabajando de más sin darse de cuenta. De hecho, esta última situación termina siendo más común que la primera. 

Aunque es cierto que en la casa puede haber muchas distracciones, esta situación es la misma en la oficina. Una compañía sin procesos adecuados para el manejo del tiempo puede acabar siendo mucho más ineficiente que una compañía remota que no pierde el tiempo en juntas innecesarias o en pláticas triviales alrededor de la cafetera.

Para la administración del tiempo en proyectos remotos, las empresas ya cuentan con una gran cantidad de herramientas con las que pueden beneficiarse, como son servicios como Clockify, Trello o Monday, que permiten registrar cuánto tiempo lleva una tarea en una organización y ayudan a identificar áreas de oportunidad.

Las organizaciones y los empleados también pueden sacarle mucho provecho a herramientas gratuitas como Google Calendar, que facilita la creación de recordatorios para tareas periódicas.

Métodos de gestión del tiempo

Además de las aplicaciones de gestión del tiempo, existen métodos de gestión del tiempo que las organizaciones y los individuos pueden adoptar para mantenerse enfocados y libres de distracciones.

Una de las técnicas más populares hoy en día es la técnica Pomodoro, donde se establecen desde un principio las tareas del día y se trabaja durante 25 minutos en ellas. Después de 25 minutos, tomas un descanso de cinco para continuar trabajando.

Sin embargo, la técnica Pomodoro tiene muchos detractores y, la verdad, no funciona para todos los tipos de personas. Si esta técnica no se adapta a las necesidades de tu empresa o tu persona, prueba con la técnica Eisenhower, recomendada por Stephen R. Covey en Los siete hábitos de la gente altamente efectiva.

Cumple con tu horario

La flexibilidad en el horario es una de las más grandes tentaciones del trabajo en casa. Al saber que ahorras tiempo en el transporte y que no hay la necesidad de evitar el tráfico matutino, uno siente la tentación de mover unos minutos (que pueden convertirse en horas) el tiempo de trabajo.

“Quizá puedo primero hacer ejercicio y lo compenso trabajando hasta más tarde.” “¿Y si limpio primera la casa?”

La procrastinación es una mala consejera. En el peor de los escenarios, uno acabará trabajando a marchas forzadas para cumplir los objetivos solo porque pareció buena idea aprender a hacer un pastel de tres leches antes de comenzar la rutina del lunes por la mañana.

Así como la cama  y la procrastinanción pueden ser malas influencias para la productividad cuando se trabaja en casa, la autoexplotación también es una de las peores cosas que uno le puede hacer a su salud y a su vida en general, además de ser una flagrante traición a la lucha obrera que consiguió la jornada de ocho horas. En resumen: procura no perder la noción del tiempo y no trabajes más horas de las establecidas. Al final, en algún momento descubres que trabajar de más no necesariamente significa trabajar mejor.

La distancia no está peleada con un equipo unido

Una de las principales preocupaciones para las empresas al mandar a sus colaboradores a trabajar en casa reside en las dificultades que implica para el trabajo en equipo.

Este problema pudo ser cierto hace algunos años. Sin embargo, hoy extiste un sistema de telecomunicaciones más confiable y herramientas más eficientes para apoyar a los equipos que colaboran a distancia.

En Silicon Valley, una de las plataformas más populares para el trabajo en equipo es Slack, que permite mantener discusiones de trabajo en un chat sin las distracciones que implican otras alternativas, como serían Messenger, WhatsApp o el correo electrónico.

Cómo Platzi mejoró su productividad con Slack

Y en la actualidad, la competencia en los servicios de videoconferencia se encrudece. En los meses de la cuarentena, Zoom ha visto un incremento significativo de usuarios en su plataforma, tanto por las organizaciones educativas como para las start-ups.

El servicio gratuito de Zoom permite reuniones ilimitadas entre dos personas, y de 45 minutos para reuniones de más personas. Considerando que cualquier junta que dure más de 45 minutos ya se alargó más de lo necesario, las compañías pueden usar esta limitante a su favor para hacer más eficientes las reuniones de sus equipos de trabajo.

Google también cuenta desde hace años con Hangout, que en su versión Hangout for Work permite videoconferencias de hasta 25 personas sin límite de tiempo, y donde se pueden unir más participantes como oyentes.

Si el equipo de trabajo de tu empresa es pequeño, WhatsApp o Skype siguen siendo productos gratuitos que puedes tomar en cuenta. Sin embargo, considera que la calidad del servicio se ha reducido debido al aumento de la demanda.

Mantén el contacto humano

Con la emergencia sanitaria, se le añade una dificultad extra al trabajo en casa: la falta de contacto humano. Como seres gremiales, requerimos ver a otras personas para no desarrollar problemas de ansiedad o depresión.

Zoom también puede ayudar a evitar estos problemas de una manera que, además, reduce la procrastinación. Las videollamadas de dos personas son ilimitadas incluso en la versión gratuita de Zoom. Esto puede utilizarse a favor para estar en contacto con personas mientras trabajas.

El objetivo es solamente ver a otra persona también trabajando, lo que te motiva a enfocarte, y sentirse acompañado. Esto lo hacen también algunas plataformas educativas para evitar que los estudiantes se distraigan, como Microverse.

Trabajar con otras personas también ayudan a que uno no descuide su apariencia. Si no tienes que encontrarte con otras personas, descuidar actividades de aseo como bañarse o peinarse puede ser muy fácil. Además, está la tentación de trabajar con la misma pijama durante tres días seguidos.

Con un colega del otro lado de la pantalla, uno evita, o al menos desacelera, el proceso de convertirse en un paria completamenta aislado y sin amigos.

Antes de la cuarentena / En la cuarentena

Algunos RRHH mencionaran que la apariencia personal es un punto importante que refleja profesionalismo, pero en realidad, es más que eso. Cuidar la apariencia personal no es solo para proyectar profesionalismo, sino que también es una forma de autocuidado.

Haz un espacio para el trabajo en la casa

Un punto complicado para muchos trabajadores remotos es acondicionar un espacio en su casa exclusivo para el trabajo. En ocasiones, el espacio es insuficiente o compartimos el hogar con más personas y animales que, en algunos momentos del día, pueden ser una lata.

En la medida de lo posible, intenta crear un espacio cómodo y exclusivo para trabajar. Esta acción ayudará a que te predispongas a empezar las labores y reducirás las distracciones.

Al escoger este espacio, considera también que sea un lugar idóneo para las videoconferencias, con un fondo que distraiga poco a tus interlocutores y que no haga obvio que estás en tu hogar. Los consejos de este video te pueden servir para escoger el lugar ideal:

Déjale en claro a tu familia que estás trabajando

Al verte en la computadora, la familia puede creer que estás perdiendo otra vez el tiempo en Facebook, cuando en realidad estás informándote sobre las últimas tendencias del outsourcing en Latinoamérica desde Latam-Outsource. Déjales en claro que estás trabajando y si te piden un favor, sé asertivo y respondo de manera clara “no puedo, estoy ocupado”.

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No olvides que descansar también es importante

Como también es importante dormir, hacer ejercicio o beber agua

Sin colegas alrededor, es fácil perder la noción del tiempo y las horas de la comida. Ponte alertas para recordarte la hora del lunch y prepárate algo sano que te ayude a mantener buenas defensas contra el coronavirus.

Y por también por salud, evita la tentación de sobrevivir solo con pizza. Aprovecha los servicios que te mandan el súper a domicilio y tómalo como una oportunidad para mejorar tus dotes culinarias y aprender a preparar lunches rápidos y deliciosos.

Por último, repetimos la parte del ejercicio. Si de por sí el trabajo de oficina requiere de estar muchas horas sentado, al trabajar en casa la actividad física se reduce aún más al no tener la necesidad de movernos aunque sea al trabajo. El Seven Minutes Workout puede ser una buena opción para mantener a tu cuerpo activo durante breves descansos, aunque mi opción favorita es dar vueltas en la sala mientras reflexiono.

Espero que estos consejos sean útiles para todos los que han empezado con el pie izquierdo en el home office durante esta contigencia. Y si ya tienes amplia experiencia trabajando desde el hogar, comparte con los demás qué te ha funcionado para mantener la productividad y no perder la cordura.

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